Einwohnermeldeamt

Wo finde ich das Einwohnermeldeamt und was muss ich da machen?

Du musst im Rathaus zuerst zum „Einwohnermeldeamt“, um deine Adresse registrieren zu lassen und diese auf deine „在留カード“ [Zairyū kādo] (Residence Card / Aufenthaltskarte) drucken zu lassen. Die genaue Bezeichnung des „Einwohnermeldeamts“ kann sich unterscheiden.

Der Begriff 市民課 (Shimin-ka) bedeutet wörtlich „Bürgerabteilung“ und bezeichnet in japanischen Rathäusern (市役所, Shiyakusho) die Abteilung für Bürgerangelegenheiten. Es gibt verschiedene alternative Bezeichnungen oder spezifische Abteilungen mit ähnlichen Aufgaben, je nach Stadt oder Verwaltungsstruktur:

• 住民課 (Jūmin-ka) – „Einwohnerabteilung“

• 住民サービス課 (Jūmin Sābisu-ka) – „Einwohnerservice-Abteilung“

• 市民サービス課 (Shimin Sābisu-ka) – „Bürgerservice-Abteilung“

• 市民窓口課 (Shimin Madoguchi-ka) – „Bürger-Schalter-Abteilung“ (direkte Anlaufstelle für Bürger)

Wenn du die Schriftzeichen nicht direkt erkennst, ist das kein Problem. Es gibt in der Regel am Eingang ein Empfang, wo du nachfragen kannst, wohin du musst. Oder du zeigst deine leere Residence Card und auf die untenstehenden Begriffe auf dem Zettel, um mitzuteilen, was du willst:

海外から引っ越してきたので住所登録をしたいです。

Kaigai kara hikkoshite kitanode jūsho tōroku o shitaidesu.

(Ich bin von Übersee hergezogen und möchte meine Adresse registrieren.) 

Oder:

住民異動届を出したいです。

Jūmin idō-todoke o dashitaidesu. 

(Ich möchte ein Adresswechselformular einreichen.)

Dir wird nunmehr ein Formular ausgehändigt, gezeigt wo es das Formular gibt oder du wirst zu einem Tablett geführt.

Dieses Formular füllst du aus. 

Wie fülle ich das Adressformular aus? 

Wichtiger Hinweis: Es gibt meines Wissens, kein einheitliches Formular zur Adressregistrierung in Japan. Jeder Bezirk, Stadt oder Präfektur hat ihre eigenen Formulare. Manche Formulare in Gegenden mit vielen Ausländern sind Japanisch und Englisch. 

Die folgende Ausfüllhilfe bezieht sich auf das Formular aus Chuo-ku in Fukuoka. Das Formular soll so ausgefüllt werden:

Damit hast du das Formular ausgefüllt. Wenn du beim Ausfüllen Fragen hast oder Kanji nicht schreiben kannst, bitte andere um Hilfe. Japaner sind sehr hilfsbereit und werden dir versuchen zu helfen. Auf der Website Jobs in Japan findest du ein Formular samt Ausfüllhilfe für ein Adressformular in Tokyo, das auf Japanisch/Englisch ist. 

Was muss ich machen, wenn ich das Adressformular ausgefüllt habe?

Nachdem du das Formular ausgefüllt hast, ziehst du anschließend eine Nummer (beim Einwohnermeldeamt) und wartest bis diese aufgerufen wird oder auf einem Display erscheint.

Hinweis: Die Systeme zum Nummer ziehen sind immer ein bisschen unterschiedlich in Japan. Ich habe eine Wartenummer bekommen für Einwohnermeldeamt, Krankenversicherung und Rentenversicherung. Wenn ich bei einer Abteilung fertig war, galt die Wartenummer automatisch für die nächste Abteilung und ich musste keine neue Nummer ziehen. Unter Umständen musst du aber für das Einwohnermeldeamt, die Krankenversicherung und Rentenversicherung eine separate Nummer ziehen, sobald du bei einer Abteilung fertig bist.

Wenn deine Nummer erscheint, gehst du zum Schalter des Einwohnermeldeamtes. Die Person am Schalter weiß nicht, warum du bei ihr bist. Hier teilst du daher nach einer Begrüßung mit, warum du beim Einwohnermeldeamt bist:

海外から引っ越してきたので住所登録をしたいです。

Kaigai kara hikkoshite kitanode jūsho tōroku o shitaidesu.

(Ich bin von Übersee hergezogen und möchte meine Adresse registrieren.) 

Du solltest außerdem noch nach einem 住民票, Jūmin-hyō (Certificate of Residence), einer Art Meldebescheinigung fragen.

住民票を取得できますか？

Jūmin-hyō o shutoku dekimasu ka?

(Kann ich eine Meldebescheinigung erhalten?)

Diese „Meldebescheinigung“ benötigst du unter Umständen bei der Kontoeröffnung, Wohnungswechsel, japanischem Handyvertrag, für einen Arbeitgeber usw. Du kannst dir sicherheitshalber schon mal eine oder zwei ausdrucken lassen. Dies kostet in der Regel nur ein paar hundert Yen (ca. 300 Yen pro Ausdruck). 

Hinweis: Später kannst du das mit der My Number Card auch im Conbini machen. Wie das geht, erkläre ich dir im Reiter My Number Card.

Du wirst jetzt deine Residence Card abgeben und deinen Pass vorzeigen müssen.

Anmerkung: Ich musste meinen Pass vorzeigen, ich kenne aber auch jemanden, der seinen Pass vergessen hatte und das war kein Problem. Aber besser ist natürlich, du hast den Pass dabei.

Dein ausgefülltes Formular wird nunmehr geprüft. Hier kann es zu nachfragen kommen, insbesondere wenn du die 14-tägige Meldefrist nicht eingehalten hast. Es wird  im Pass geschaut, wann du eingereist bist und ggf. nachgefragt, wo du in der Zwischenzeit untergebracht warst. Hier hilft dir eine Übersetzerapp oder eine Person, die für dich übersetzen kann. Wenn alles in Ordnung ist, wird deine Adresse anschließend auf die Residence Card gedruckt. Dies kann einen Moment dauern. 

Normalerweise wird die Person am Schalter wissen, dass du als Neubürger auch zur Krankenversicherung und zur Rentenversicherung musst und dir das sagen oder dich dahin navigieren. Oder du hast ein Laufzettel bekommen, so wie ich.

Bevor du dahin kannst, musst du ggf. erstmal warten, bis die Adresse auf die Residence Card gedruckt wurde. Bei mir war dies nicht der Fall, denn die Frau vom Einwohnermeldeamt saß direkt neben der Frau von der Krankenkasse und hat eine Kopie der Residence Card einfach rüber gereicht.

Damit ist eigentlich schon alles beim Einwohnermeldeamt erledigt. Sobald deine Residence Card fertig ist, wird deine Wartenummer nochmal aufgerufen und du kannst sie entgegennehmen. In meinem Fall gab es beim Einwohnermeldeamt einen extra Ausgabeschalter dafür. Bei Überreichung der bedruckten Residence Card wurde mir auch gleich die ebenfalls beantrage Meldebescheinigung ausgehändigt, die ich dann vor Ort in bar bezahlen musste.

Muss ich die My Number Card beantragen?

Nein, die My Number Card musst du nicht extra beim Einwohnermeldeamt oder bei der My Number-Abteilung im Rathaus beantragen. Sobald du dich beim Einwohnermeldeamt mit deiner Adresse registrierst, leiten diese die Daten automatisch weiter. Es wird dir der My Number-Benachrichtigungscode mit einer My Number Benachrichtigungskarte (マイナンバー通知カード, Mainanbā Tsūchi Kādo) dann per Post zugeschickt. Dieses einfache Informationsschreiben per Brief mit deiner My Number (12-stellige Nummer) braucht aber unter Umständen ein paar Wochen. Sobald du das Schreiben erhalten hast, kannst du damit die Beantragung der My Number Card (個人番号カード, Kojin Bangō Kādo) vornehmen. Das kannst du online, per Post oder im Rathaus tun. Diese physische Karte mit Chip wird also nicht automatisch ausgestellt. Du kannst also sowieso nur später entscheiden, ob du sie beantragen willst oder nicht. Beim ersten Rathausbesuch musst du diesbezüglich nicht tätig werden.

Was die My Number Card ist, wie die Beantragung der My Number Card funktioniert und warum das sinnvoll ist, erkläre ich dir im Reiter My Number Card. 

Aber erstmal geht es weiter beim Schalter zur Krankenversicherung.